Коротко: Бумажный документооборот отмирает и становится архаизмом. Существует много причин этого процесса, мы предлагаем Вашему вниманию 5 основных.

 

Недавно мы отмечали Всемирный день без бумаги. Всем уже известно, что построить эффективный процесс управления любым предприятием независимо от сферы его деятельности, используя рутинные процедуры работы с документами, невозможно.

Итак, бумажный документооборот постепенно отмирает и становится архаизмом. По мнению большинства, кто уже ввел ЭДО, можно определить 5 основных причин этого процесса.

Причина 1. Оперативность и производительность работы с электронными документами и отчетами

Жизненный цикл документа в среднем составляет 14 дней. 90% всех бумажных документов большую часть времени передаются от одного сотрудника к другому. Получается, что непосредственно производительной работе над документом уделяется всего лишь 10% потраченного на него времени.

При использовании ЭДО документы передаются от одного сотрудника к другому мгновенно. Для сравнения: если при бумажном документообороте на доставку входящей корреспонденции персонала тратится в среднем 5 часов, при ЭДО – 5 минут. Время обработки документов сокращается на 90%!

На согласование исходящей корреспонденции при ЭДО расходуется в 2,125 раза меньше времени, чем при бумажном документообороте.

Причина 2. Удобство и мобильность работы с электронными документами

В системе электронного документооборота документы «не плодятся» и не дублируются. Существует один актуальный оригинал, который проходит путь по заранее определенному маршруту.

Это означает, что при рецензировании, обсуждении или утверждении электронный документ мгновенно попадает на следующий шаг.

Работать с электронными документами гораздо удобнее, поскольку можно работать дистанционно с любого уголка нашей планеты, не привязываясь к конкретному месту работы.

К тому же, увеличивается количество творческих специальностей и профессий, не требующих проведения работы на одном месте. Можно работать где угодно, если есть интернет и ноутбук: в лесу, на морском или океанском побережье.

Причина 3. Актуальность информации

Почти 60% печатных копий документов теряют свою актуальность в тот же день!

Они либо сразу попадают в мусорное ведро, или остаются лежать на столе «мертвым грузом». Нет смысла делать огромное количество копий одного документа, ведь это ведет к нецелевому расходованию средств и приводит к путанице в огромном количестве бумаг.

Актуальная информация сейчас доступна в электронном виде. Не успели чиновники принять и подписать какой-то закон – это уже освещено на профессиональных ресурсах, например, на популярном интернет-портале Украины для бухгалтеров «Дебет-Кредит» и т.п. К тому же, эта информация структурирована и прокомментирована экспертами.

Мгновенно найти необходимую информацию можно и в Блоге бухгалтера или в разделе Информер М.E.Doc. В последнем случае вам не придется даже выходить из вашей любимой программы и искать информацию в браузере.

Вы не тратите средства на поиск информации и ее анализ, а все это время работаете (а следовательно – зарабатываете).

Причина 4. Хранение документов

Электронный документ, как и его копия, считаются оригиналом документа при наличии обязательных реквизитов, в частности, электронной подписи.

Такие документы имеют одинаковую юридическую силу (ст. 7 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте»).

Создание электронных архивов документов, а также их резервных копий на различных площадках позволяет таким архивам быть неуязвимыми, а следовательно, защищенными от потерь информации. Такой подход к хранению документов «застрахует» от одновременной потери всех архивов. К тому же, информация может быть быстро восстановлена.

Архивирование электронных документов позволяет значительно сократить место для их хранения (на разных носителях информации).

Инструкции по работе с резервными копиями есть на официальном сайте в разделе технических вопросов.

Также есть полезная и информативная инструкция, как использовать менеджер архива программы M.E.Doc.

Причина 5. Экология и ресурсы

Наконец общество начало задумываться над сохранением деревьев и понятно, к чему приведет бездумная и нелегальная вырубка лесов.

Согласно открытым данным с одного дерева производят 12,5 тыс. бумажных листов. Но это лишь 25 пачек бумаги А4!

Только за сентябрь 2019 года наши клиенты сохранили почти 200 деревьев, отправив 2466779 электронных актов и счетов. А если учесть отправленные электронные накладные – мы помогли сохранить 960 деревьев.

Леса являются одним из главных ресурсов нашей страны (и планеты в целом).

Учтите, что уничтожить дерево легко. А вот, чтобы его вырастить – нужны годы.

Прогрессивные бизнесмены осознают: для создания качественного продукта – следует максимально оптимизировать свои внутренние бизнес-процессы для высвобождения ресурсов и избежания задержек и ошибок.

Если цените свое время и предпочитаете просмотр коротких и по сути видео об электронном документообороте, то подписывайтесь на YouTube канал разработчика, где уже есть подборка вебинаров об ЭДО – ЭДО talks.