Коротко: Электронный документ, заверенный электронной подписью, может служить доказательством в суде.

 

Еще раз напомним нашим пользователям основной тезис ст. 8 Закона Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851): юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. И допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Законодательно это уже давно определено. Не думаем, что кто-то из бизнес-сообщества будет это отрицать. Итак, электронный документ приравнен к бумажному. Это удобно, прежде всего, для предоставления и передачи информации, экономии времени и трудовых ресурсов и т. д.

Электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты. Он может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму (как электронную, так и бумажную), пригодную для восприятия его содержания человеком. Это предусмотрено ст. 5 Закона № 851.

Примером визуальной формы является pdf-формат документа согласно Перечню форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, утвержденного приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.

Для целей бухгалтерского учета также удобно использовать электронные документы и электронный документооборот (далее – ЭДО). Тем более, что такая форма предусмотрена нормами НКУ (пп. 14.1.144-1). Будьте внимательны! Любой документ в электронной форме должен быть подтвержден соответствующими электронными подписями (далее – ЭП). И лишь только в таком случае он становится юридически значимым, то есть может использоваться в качестве доказательства в суде. Подтвердим это.

Основания для принятия (использования) электронного документа

Выделяют 4 основания, которые должны выполняться одновременно:

1. соответствие утвержденному формату (согласно разд. II Требований к форматам данных электронного документооборота);

2. подтверждение электронной подписи налогоплательщика и его должностных лиц, подписи которых являются обязательными для документов в бумажной форме согласно нормам действующего законодательства;

3. действительность соответствующего усиленного сертификата ключа на момент наложения ЭП;

4. действительность на время проверки электронной подписи усиленного сертификата открытого ключа ЦСК, которому выданы сертификаты открытых ключей для такого плательщика.

Это касается как проверки, так и доказательности в суде. Подробнее об этом читайте в материале «ЭДО: что следует знать и как быть готовым к проверке».

Что является оригиналом электронного документа?

Оригиналом электронного документа считается его электронный экземпляр при наличии обязательных реквизитов (ст. 7 Закона № 851). Больше об этом – в статье «Первичные документы в бухучете».

Электронный документ обязательно заверяется ЭП автора или подписью, приравненной к собственноручной. В случае направления разным адресатам или хранения на нескольких электронных носителях информации, каждый из таких электронных экземпляров считаться оригиналом электронного документа.

Если мы еще не убедили Вас в юридической значимости электронного документа – обратимся к судебной практике.

Доказательность электронного документа в суде: есть прецедент!

Верховный Суд в постановлении по делу № 922/788/19 от 28.12.2019 г. окончательно определился: без подписи электронный документ не считается созданным, а следовательно, не может рассматриваться судом как доказательство. Скриншоты, распечатки с электронной почты без электронной подписи не будут считаться доказательствами совершения хозяйственных операций. В ходе дела установлено, что между сторонами, подписавшими хозяйственный договор на поставку товаров, не был внедрена процедура электронного документооборота.

Так, стороны присылали информационные сообщения по выполнению условий договора без соблюдения требований о наличии обязательных реквизитов электронного документа и без заверения своими ЭП. И, следовательно, предоставленные стороной спора скрины писем не являются надлежащими письменными электронными доказательствами и не могут обосновывать свою правовую позицию по делу. Суды считают, что даже при электронной переписке должны быть использованы действующие электронные подписи для того, чтобы она была принята в качестве доказательства в суде.

В своем решении Суд обратился к своим правовым позициям, изложенным в постановлениях Верховного Суда от 11.06.2019 г. по делу № 904/2882/18, от 24.09.2019 г. по делу № 922/1151/18.