Для надання юридичної сили електронним документам застосовується кваліфікований електронний підпис (КЕП). Кваліфікований електронний підпис — це електронний аналог власноручного підпису, що має юридичну силу відповідно до Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”. У цьому матеріалі розберемося, які види КЕП існують, де і як його отримати, та чому це важливо для вашого бізнесу.

Навіщо потрібен КЕП?

КЕП дозволяє:

• підписувати будь-які електронні документи;

• подавати звітність до державних органів;

• брати участь у публічних закупівлях;

• здійснювати банківські операції онлайн;

• обмінюватися юридично значущими документами з партнерами.

Види КЕП для електронного документообігу

В Україні для документообігу використовуються різні типи КЕП:

1. За способом зберігання:

Файловий КЕП

• Зберігається на комп'ютері користувача у зашифрованому форматі (.ZS2).

• Простий у використанні, але потребує додаткових заходів безпеки.

• Підходить для більшості типових бізнес-завдань.

Хмарний КЕП (CloudKey)

• Зберігається у захищеному криптомодулі на серверах провайдера.

• Доступ через мобільний додаток з будь-якого пристрою.

• Вищий рівень захисту, оскільки ключ не завантажується на пристрій.

КЕП на захищеному носії (токені)

• Зберігається на спеціальному апаратному пристрої.

• Максимальний рівень захисту від компрометації.

• Ідеальний для керівників та бухгалтерів з високими вимогами до безпеки.

2. За призначенням

КЕП фізичної особи

• Для особистих потреб громадян.

• Використовується для взаємодії з державними органами та онлайн-сервісами.

КЕП для ФОП

• Для підприємців та самозайнятих осіб.

• Дозволяє подавати податкову звітність та працювати з контрагентами.

КЕП для юридичних осіб

• Для посадових осіб компаній.

• Можливість видачі КЕП для співробітників компанії.

Де і як отримати КЕП?

Онлайн-оформлення (дистанційно):

1. Через ЦСК "Україна" 

   • Зайдіть на офіційний сайт центру

   • Сплатіть послугу онлайн

   • Пройдіть ідентифікацію через застосунок Дія

   • Оберіть тип КЕП та отримайте його електронною поштою або у хмарі

 Оформити КЕП онлайн

Особисте оформлення:

1. Зібрати необхідні документи (паспорт, ІПН).

2. Відвідати офіс кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.

3. Пройти ідентифікацію та заповнити заяву.

4. Отримати КЕП на захищеному носії або у файловому форматі.

!Сьогодні можна швидко оформити кваліфікований електронний підпис дистанційно. Ця послуга доступна фізособам, ФОПам та компаніям. ЦСК "Україна" є офіційним надавачем електронних довірчих послуг згідно із законодавством. Віддалене оформлення КЕП безпечне, економить час та допомагає уникнути черг.

Безпека використання КЕП

Для безпечного використання КЕП у документообігу важливо дотримуватися правил:

• зберігати пароль доступу до КЕП у надійному місці;

• не передавати ключі та паролі третім особам;

• використовувати антивірусне програмне забезпечення;

• при втраті доступу до КЕП негайно повідомити надавача послуг;

• своєчасно оновлювати КЕП після закінчення терміну дії.

Інтеграція КЕП у систему документообігу FlyDoc

Система FlyDoc дозволяє легко інтегрувати будь-який тип КЕП для роботи з електронними документами. Для цього виконайте декілька простих дій.

1. Підключіть файловий КЕП або токен до вашого комп'ютера.

2. Налаштуйте доступ у системі FlyDoc.

3. Користуйтеся зручним та юридично значущим документообігом.

Для користувачів хмарного КЕП доступна спрощена авторизація без необхідності встановлення додаткового програмного забезпечення.

Отже, КЕП — незамінний інструмент для сучасного бізнесу, який дозволяє вести ефективний документообіг, економлячи час та ресурси. Завдяки різноманітності видів та способів отримання КЕП кожен може вибрати оптимальний варіант під свої потреби. Електронний документообіг з використанням КЕП не тільки спрощує ведення бізнесу, але й підвищує його безпеку та прозорість. Тим паче тепер КЕП можна отримати онлайн! Довіртеся перевіреним надавачам електронних довірчих послуг та користуйтеся перевагами цифрової трансформації разом із FlyDoc.