Електронний документообіг сьогодні став життєвою необхідністю для будь-якою українського бізнесу. Він економить ваші ресурси, допомагає ефективно керувати документами на підприємстві, швидко підписувати документи та надійно їх зберігати. 

Сервіс FlyDoc від українського ІТ-розробника Linkos Group допомагає обмінюватися електронними документами швидко та легко. У попередніх матеріалах ми вже розповідали вам про загальні можливості нашого сервісу та про те, як працювати з е-документами у сервісі FlyDoc. У новій статті дізнавайтеся, як за допомогою FlyDoc обмінюватися електронними документами та налаштувати ЕДО, аби максимально автоматизувати свій бізнес. 

Обмін документами

Сервіс FlyDoc вже з перших хвилин використання дарує вам можливість зекономити. Відправляйте до 50 електронних документів на місяць без додаткових витрат!

Що стосується підпису готових документів, то у FlyDoc схема максимально гнучка. Відправляйте готові документи на підпис відповідальним особам за допомогою персоналізованого посилання. Отримуйте повідомлення про результати підписання в системі.

Підписавши документи, автоматично надсилайте контрагентам електронні листи з посилання на відправлені документи. В розділі "Налаштування відправки посилання" вкажіть електронні адреси контрагента, на які потрібно відправляти посилання на документи. Встановіть перемикач "Відправляти посилання на документ автоматично", щоб посилання на документ надсилались щоразу при відправці документів цьому контрагенту. Відстежувати історію відправлень можна у розділі "Події по документу".

Сервіс FlyDoc дозволяє повторно відправити документи/квитанції. Це особливо корисно у випадках, коли контрагент не отримав повідомлення через технічні збої, проблеми з мережею або інші причини.

У FlyDoc  також відбувається обробка вхідних повідомлень, які зашифровані на інші сертифікати. Система автоматично ідентифікує зашифровані повідомлення, які не може відразу обробити. Вони видаляються з основної черги та зберігаються у сховищі для подальшої обробки. При наступному прийомі вхідної кореспонденції ви отримаєте сповіщення про наявність таких повідомлень і зможете додати необхідні сертифікати для їхнього дешифрування. Це забезпечує безперервну роботу системи без втрати інформації.

За допомогою ідентифікаторів у FlyDoc відбувається роздільний прийом документів. Для зручної роботи з кількома програмами одного типу (наприклад, АРІ.ПТАХ або FlyDoc) використовуйте ідентифікатори. Це унікальні коди, які ви присвоюєте кожній програмі (в налаштуваннях). Завдяки цьому вхідні документи автоматично розподіляються між програмами відповідно до їхніх ідентифікаторів. Наприклад, організація використовує для документообігу дві програми FlyDoc. У першій програмі ведеться облік актів та рахунків, у другій — податковий облік. У такому разі для роздільного прийому електронних документів між цими програмами необхідно кожному FlyDoc присвоїти ідентифікатор і вказати його під час налаштування роздільного прийому повідомлень.

Наостанок можлива синхронізація електронних документів із платформою ПТАХ. Якщо вам зручно працювати з кількома програмами ЕДО одночасно, ввімкніть режим синхронізації, і вхідні документи автоматично будуть розповсюджуватись між підключеними до платформи ПТАХ програмами.

Як відбувається робота з багатосторонніми електронними документами?

Існує два шляхи:

1. Динамічний маршрут: встановлюйте індивідуальні маршрути проходження для багатостороннього документа, додавайте або видаляйте підписантів, змінюйте порядок їхнього підписання.

2. Копіювання з можливістю редагування: дублюйте існуючий багатосторонній документ та змінюйте тільки необхідні дані.

Як налаштувати обробку електронного документа?

Система FlyDoc дозволяє налаштувати обробку на різні етапи життєвого циклу електронного документа. Для цього у формі "Налаштування ЕДО" на вкладці "Підписки на події" ви можете налаштувати автоматичні дії перед або після підписання, відправки, отримання та інші події, пов'язані з електронними документами, наприклад:

- перед підписанням електронного документу;

- при підписанні електронного документу;

- перед відправленням електронного документу;

- при відправленні електронного документу;

- перед підтвердженням електронного документу;

- при підтвердженні електронного документу;

- перед відхиленням електронного документу;

- при відхиленні електронного документу;

- перед відкликанням електронного документу;

- при відкликанні електронного документу;

- при отриманні електронного документу;

 - при отриманні квитанції.

Отже, впроваджуйте електронний документообіг на вашому підприємстві, цифровізуйте власний бізнес і ставайте дедалі успішнішими! Вам завжди прийде на поміч наш надійний та швидкий сервіс  для обміну з контрагентами первинними документами FlyDoc. Із FlyDoc більше не потрібно витрачати купу паперу на створення, редагування та підписання документів, адже все відбувається у єдиній системі. 

Маєте додаткові запитання стосовно сервісу FlyDoc? Звертайтеся за номерами телефону: 

+38 044 206 72 25 

+38 073 206 72 25

Наші контакти

e-mail: [email protected]

site: flydoc.ua

fb: facebook.com/flydoc.ua

 

Flydoc — легкий шлях до документообігу в BAS!